Proposal là gì?

Đầu tiên, proposal là gì? Proposal là một tài liệu chính thức phác thảo giải pháp cho một vấn đề hoặc một cơ hội hợp tác cụ thể. Đó là loại tài liệu nhằm thuyết phục người đọc hành động theo mong muốn của bên đưa ra đề xuất. Các proposal có thể được viết cho nhiều mục đích khác nhau, bao gồm tài trợ, thiết lập quan hệ đối tác, hợp đồng kinh doanh và quản lý dự án.

Khi viết một proposal, điều cần thiết là phải hiểu đối tượng mục tiêu và những gì họ muốn đạt được. Một proposal được viết tốt nên đưa ra giải pháp rõ ràng cho vấn đề hoặc cơ hội đưa ra và chứng minh nó sẽ mang lại lợi ích như thế nào cho đối tượng mục tiêu và các bên liên quan.    

Các loại proposal phổ biến

Bạn có thể tự hỏi tại sao kỹ năng viết proposal lại vô cùng quan trọng. Proposal là một dạng tài liệu chuyên biệt mà bạn viết để phác thảo ý định của mình cho một kế hoạch, thỏa thuận hoặc dự án. Các hình thức proposal phổ biến bao gồm:

Proposal phát hành sách: Thông thường, một số nhà văn, nhà thơ hay tác giả sách sẽ gửi proposal để thu hút hoặc kêu gọi các nhà xuất bản đầu tư cho các ấn phẩm của mình.

Proposal nghiên cứu: Được coi là loại proposal phổ biến nhất trong các lĩnh vực khoa học và giáo dục, các proposal nghiên cứu phác thảo câu hỏi, phương pháp và ý định của một dự án nghiên cứu.

Proposal kinh doanh: Thông thường, các proposal kinh doanh đặt ra một thỏa thuận giữa công ty và khách hàng, thường nêu chi tiết việc trao đổi dịch vụ, hàng hóa hoặc thanh toán. 

Tải mẫu Business Proposal miễn phí tại đây!

Cấu trúc của một proposal chuyên nghiệp

Cho dù bạn dự định viết loại proposal nào, các thành phần sau cần phải được đảm bảo để tạo nên một proposal chuyên nghiệp, cụ thể:

Một phần giới thiệu rõ ràng: Trong phần giới thiệu, hãy cố gắng xây dựng ngắn gọn bối cảnh xung quanh các điểm thảo luận của proposal. Ví dụ, một proposal khoa học liên quan đến nghiên cứu về biến đổi khí hậu địa phương sẽ mở đầu bằng một đoạn văn về lý do tại sao biến đổi khí hậu là một vấn đề đối với xã hội hiện đại.

Một vấn đề cụ thể: Khi bạn đã thiết lập bối cảnh mở đầu cho proposal, điều cần thiết là phác thảo một vấn đề rõ ràng cho người đọc. Cho dù đó là mối lo ngại về việc thiếu năng lượng tái tạo trong khu vực hay vấn đề của khách hàng mà bạn tin rằng mình có thể giải quyết, thì mọi proposal tốt đều có một nội dung cụ thể.

Một giải pháp có cơ sở: Mọi proposal đều cần chứa giải pháp được đề xuất cho vấn đề đã nói ở trên. Đó có thể là việc triển khai một cơ sở hạ tầng tiên tiến để đáp ứng nhu cầu năng lượng tái tạo hoặc cung cấp sản phẩm để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Một kết luận gãy gọn: Sau khi bạn phác thảo giải pháp, một proposal ý tưởng sẽ kết thúc bằng một phần kết luận ngắn gọn và súc tích. 

Cách viết proposal đơn giản và hiệu quả nhất

Viết phần Tóm tắt dự án

Tóm tắt dự án hay Executive Summary đóng vai trò là phần giới thiệu cho proposal của bạn. Tương tự như phần tóm tắt báo cáo hoặc phần giới thiệu tiểu luận, phần này nên tóm tắt những gì sắp xảy ra và thuyết phục các bên liên quan tiếp tục đọc proposal. Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của dự án, bản Tóm tắt dự án của bạn có thể là một đoạn hoặc một vài đoạn.

Phần mở đầu của bạn nên bao gồm:

Vấn đề mà dự án của bạn có kế hoạch giải quyết

Giải pháp mà dự án của bạn cung cấp cho vấn đề đó

Tác động mà dự án của bạn sẽ tạo ra

Bạn chỉ nên giải quyết ngắn gọn các mục này trong phần Executive Summary của mình vì bạn sẽ thảo luận chi tiết hơn về các chủ đề này trong phần tiếp theo của proposal.

Giải thích vấn đề của dự án

Trong phần này, bạn sẽ đi vào nền tảng của dự án. Sử dụng các tài liệu tham khảo và số liệu thống kê để thuyết phục người đọc rằng vấn đề bạn đang giải quyết là quan trọng và đáng giá.

Một số câu hỏi bạn nên tự trả lời để đánh giá tốt vấn đề của mình bao gồm:

Vấn đề mà dự án của bạn giải quyết là gì?

Những gì đã được biết về vấn đề này?

Ai đã giải quyết vấn đề này trước đây, có nghiên cứu nào hay không?

Tại sao nghiên cứu trước đây không đủ để giải quyết vấn đề này?

Bạn cũng có thể sử dụng phần này để giải thích vấn đề mà bạn hy vọng giải quyết có liên quan trực tiếp đến tổ chức, đối tác hay các bên liên quan như thế nào.

Đề xuất giải pháp

Bạn vừa trình bày một vấn đề trong phần thông tin cơ bản của proposal, vì vậy bước hợp lý tiếp theo trong quá trình viết đề xuất là trình bày một giải pháp. Phần này là cơ hội để bạn phác thảo cách tiếp cận dự án của mình một cách chi tiết hơn.

Một số mục cần thiết trong phần này của proposal bao gồm:

Tuyên bố tầm nhìn của bạn cho dự án

Lịch trình dự án của bạn, bao gồm các mốc quan trọng

Vai trò và trách nhiệm của nhóm dự án

Kế hoạch xử lý và quản lý rủi ro 

Sản phẩm bàn giao của dự án

Các công cụ báo cáo bạn sẽ sử dụng trong suốt dự án

Bạn có thể không cần phải có tất cả các mục nêu trên trong proposal của mình, nhưng bạn phải quyết định những gì cần đưa vào dựa trên phạm vi dự án. Phần này có thể sẽ là phần dài nhất và chi tiết nhất trong proposal, vì bạn sẽ thảo luận mọi thứ liên quan đến việc đạt được giải pháp cho vấn đề đã đưa ra.

Xác định các sản phẩm bàn giao và mục tiêu của dự án

Xác định kết quả dự án của bạn là một bước quan trọng trong việc viết proposal. Các bên liên quan muốn biết những gì bạn sẽ tạo ra hoặc gây ảnh hưởng khi kết thúc dự án, cho dù đó là sản phẩm, chương trình, bản nâng cấp công nghệ hay bất kỳ thứ gì khác. 

Khi xác định sản phẩm bàn giao cũng như mục tiêu của dự án, bạn nên bao gồm:

Sản phẩm cuối cùng hoặc mục tiêu cuối cùng của dự án

Dòng thời gian của dự án khi các sản phẩm/thành phẩm bàn giao đã sẵn sàng

Các mục tiêu được viết theo cấu trúc SMART phù hợp với các sản phẩm hoặc dịch vụ bạn cung cấp

Yêu cầu về mặt nguồn lực, chi phí

Cho đến hiện tại, bạn đã vạch ra vấn đề, cách tiếp cận, giải pháp và kết quả có thể mang lại. Tiếp theo, trong phần còn lại của proposal, bạn có thể đi vào chi tiết về những nguồn lực bạn cần để hoàn thành sáng kiến của mình.

Trong phần này, bạn sẽ bao gồm:

Ngân sách dự án: Ngân sách dự án liên quan đến mọi thứ từ nguồn cung cấp bạn sẽ cần để tạo sản phẩm/dịch vụ đến giá quảng cáo và tiền lương của nhóm. Bạn nên bao gồm bất kỳ mục ngân sách nào cần thiết để thực hiện dự án ở đây.

Phân tích chi phí: Phần này nên bao gồm nghiên cứu về lý do tại sao bạn cần các nguồn lực cụ thể cho dự án của mình. Thao tác này cũng có thể giúp bạn giảm thiểu các chi phí không mong muốn.

Kế hoạch phân bổ nguồn lực: Bạn nên cung cấp một cách tổng quan về kế hoạch phân bổ nguồn lực và phác thảo nơi bạn dự định sử dụng các nguồn lực cụ thể mà bạn cần. 

Hy vọng rằng đến thời điểm này, proposal của bạn đã thuyết phục được các bên liên quan đồng ý với những đề xuất được đưa ra!