Quản lý hợp đồng thuê mặt bằng tại các tòa nhà văn phòng được xem là số ít các công việc vô cùng cần thiết cần ban quản lý tòa nhà lưu tâm. Ở giai đoạn này ban quản lý tòa nhà nhất thiết phải tìm kiếm chiến lược quản lý hợp đồng thuê chuyên nghiệp kèm chặt chẽ qua đấy đảm bảo dự án văn phòng cho thuê hoạt động ổn định, giảm thiểu sự cố.

Để tối ưu quản lý hợp đồng thuê văn phòng tốt nhất, đơn vị vận hành văn phòng còn phải hiểu biết các công việc liên quan tới quy trình kiểm soát hợp đồng, các công đoạn quản lý hợp đồng thuê mặt bằng nhằm áp dụng tối đa giá trị kèm theo hiệu suất quản lý tốt nhất.

 

Xác định nhu cầu cùng mục tiêu, hoạch định kế hoạch giám sát hợp đồng

 

Nhằm đảm bảo kiểm soát quy trình quản lý hợp đồng, đơn vị vận hành dự án văn phòng trước tiên nên cam kết tính toán hiệu quả mục tiêu cùng yêu cầu cho mỗi hợp đồng thuê mặt bằng, phân bổ rõ ràng kế đấy tiến tới xây dựng kế hoạch quản lý hợp đồng chặt chẽ.

 

 

Giải pháp quản lý hợp đồng thuê mặt bằng dự án văn phòng cho thuê chính là một lộ trình tốt, dễ dàng xử lý toàn bộ các cam kết trong lúc thuê mặt bằng, gồm có thuê văn phòng, thuê nhà ở, thuê mặt bằng kinh doanh thương mại…

Dựa vào những dữ liệu trên, đội ngũ quản lý văn phòng có thể xác định được riêng phân loại hợp đồng cho thuê cần theo dõi kèm theo số lượng chi tiết hợp đồng cho thuê mặt bằng. Ngoài ra, đơn vị vận hành văn phòng còn cần quyết định phòng ban, cá nhân có trách nhiệm thực thi theo dõi từng công đoạn khi giám sát hợp đồng thuê mặt bằng, quyết định cụ thể công việc cần hoàn thiện của từng bộ phận.

Quan trọng là, BQL tòa nhà cần thiết lên danh sách các sự cố rủi ro có thể gặp được trong lúc ký hợp đồng và xử lý hợp đồng, lường trước thiếu sót nhằm có phương án giải quyết nhanh chóng hơn.

 

Biên soạn cùng quyết định ký hợp đồng thuê mặt bằng

 

Một trong những quan tâm lúc biên soạn và ký hợp đồng thuê văn phòng trong dự án chính là cần chú ý về hình thức diễn đạt chính xác và cụ thể riêng các phụ lục. Những vấn đề trọng yếu như thứ tự của file bản mềm từng mẫu hợp đồng, mã số cùng thời gian từng hợp đồng đã ký, giá trị riêng mỗi bản hợp đồng tính cả sau và trước trả thuế, phụ lục đính kèm từng hợp đồng… cũng phải được quyết định minh bạch và được quản lý chặt chẽ. Những vấn đề như trên còn trợ giúp phương án nâng cao quản lý hợp đồng thuê mặt bằng thuận lợi và hiệu quả hơn.

 

Coppy cùng với lưu lại cùng quản lý từng loại hình giấy tờ hồ sơ cùng với hợp đồng thuê mặt bằng

 

Đặc thù với các hợp đồng thuê mặt bằng trong tòa nhà và phụ lục đi kèm, BQL tòa nhà cần tự động in ấn với giữ gìn hồ sơ tốt nhất. Điều này có thể hỗ trợ ban quản lý dễ dàng phòng tránh các biến cố ở sau này, cùng với theo dõi đối tác có đang hoàn thành trách nhiệm đúng điều khoản trong hợp đồng không.

Vấn đề giữ gìn hồ sơ còn được lưu lại tại kho, hay dùng thiết bị công nghệ để lưu lại, lưu trữ bảo mật ở nền tảng công nghệ phần mềm là Landsoft Building để tiết kiệm không gian diện tích cho văn phòng, giảm thiểu tài chính cùng nhân lực, tiện dụng khi tra cứu tin tức nhanh chóng, tiện lợi hơn.

 

Quản lý hợp đồng thuê mặt bằng khi sử dụng phần mềm công nghệ

 

Giờ đây vấn đề quản lý hợp đồng thuê mặt bằng tại tòa nhà tại giải pháp phần mềm như Landsoft Building có thể xem như một phương án giám sát tăng cường dành cho đơn vị vận hành tòa nhà. Quy trình quản lý hợp đồng bằng công nghệ trên phần mềm còn trợ giúp ban quản lý cải thiện không ít điểm yếu còn tồn tại của phương pháp quản lý trước đó.

 

Đặc biệt thời điểm các phương án quản lý hợp đồng thuê qua giấy tờ, đơn vị vận hành cần phải tiêu tốn không ít chi phí cho in ấn, khiến hồ sơ dễ bị mất, thất lạc vì nhân viên sai lầm hay các sự cố khác. Bởi vậy mà quản lý hợp đồng thuê trên phần mềm còn hỗ trợ phương án quản lý hợp đồng có thể gửi tự động đến tất cả người dùng có nhu cầu, tinh giảm chi phí và nhân lực tối ưu.

Hệ thống Landsoft Building mang tới phương án quản lý hợp đồng thuê mặt bằng dài hạn hoặc ngắn hạn, trợ giúp BQL văn phòng tăng cường kiểm soát thông tin khách hàng thuê văn phòng, mặt bằng hoặc căn hộ, giúp phân loại khách thuê để ưu đãi ở mỗi thời kỳ, kiểm soát hợp đồng cho từng khách thuê chặt chẽ.

Hệ thống có thể trợ giúp BQL có thể theo dõi thời điểm chốt giao dịch và ký hợp đồng, thời gian đã đến hạn của hợp đồng, lịch thu tiền thuê, tin tức văn phòng hay mặt bằng được cho thuê, thực trạng mặt bằng, mức giá cho thuê và kèm ghi chú cụ thể. Từ đó hỗ trợ người dùng vào lúc muốn truy vấn dữ liệu lúc này chỉ phải quan sát biểu mẫu chi tiết kèm theo phụ lục hợp đồng tại hệ thống là có thể truy vấn và quan sát ngay lập tức.