Webinar được định nghĩa là một cuộc hội thảo trực tuyến dựa trên nền tảng web và sử dụng internet để kết nối với một hay nhiều người trên toàn cầu. Người sử dụng webinar có thể thuyết trình, phân tích một vấn đề nào đó, hoặc có thể mời những vị khách từ những địa điểm khác nhau cũng tham gia vào webinar. 

Không những thế, webinar còn cung cấp các tính năng nhằm giúp host có thể tương tác với khán giả, mọi người tham gia vào webinar có thể đặt ra những câu hỏi và host có thể giải đáp những vấn đề đó một cách trực tiếp.

Webinar mang lại những lợi ích gì?

Các tổ chức doanh nghiệp có thể sử dụng webinar để có thể cung cấp những thông tin về những sản phẩm, dịch vụ của mình đến với khách hàng dễ dàng nhằm tăng tính tương tác cũng như việc tạo dựng thương hiệu như một chiến dịch marketing. 

Phương thức phổ biến của webinar hiện nay

Hiện tại thì webinar có những hình thức như sau: 

- Phát trực tiếp: Nghĩa là host và khá thính giả sẽ tương tác được với nhau trong suốt quá trình diễn ra chương trình, khán thính giả có thể đưa ra những thắc mắc để được host chương trình giải đáp. 

- Ghi sẵn: chương trình sẽ được lên kịch bản, biên tập, dàn dựng sẵn và sau đó phát sống vào một khung thời gian đã định sẵn. Chương trình sẽ được thông báo trước để khán thính giả có thể theo dõi.

Phần mềm zoom meeting và chức năng webinar

Phần mềm Zoom meeting được cho là công cụ hỗ trợ hội họp trực tuyến tốt nhất hiện nay, được rất nhiều tổ chức, doanh nghiệp, công ty đưa vào sử dụng. Để sử webinar thì khách hàng cần phải nâng cấp lên bản zoom pro hoặc là business. 

- Bản zoom pro: được tích hợp tính năng zoom video conference webinar, gói zoom pro là điều kiện cần có để có thể sử dụng tính năng của webinar, đặc biệt là webinar client version 3.5+.

- Các tính năng của webinar được tích hợp trên zoom: cho phép host có thể lên lịch sẵn cho các cuộc họp, gửi lời mời, thu thập thông tin người đăng ký. Bên cạnh đó, chủ phòng có thể quản lý được phòng họp của mình như quản lý audio, video và những người tham gia trong phòng họp của mình.

Các tính năng của webinar trong hội họp trực tuyến:

1.Chuẩn bị cho cuộc họp/hội nghị

Hẹn thời gian bắt đầu diễn ra cuộc họp, tiến hành gửi thư mời cho những người tham gia chính đó là panelist và attendees.

Panelist là những người tham gia chính được hỗ trợ các tính năng như chat, phát biểu hoặc có thể chia sẻ màn hình.

Attendees cũng là những người tham gia vào cuộc họp nhưng bị hạn chế tính năng chỉ có quyên theo dõi buổi họp, nhưng cần phát biểu thì host sẽ tiến hành phân quyền để có các tính năng đó.

Ngoài ra, có thể tiến hành gửi thư mời bằng email và có đính kèm sẵn đường link người tham gia chỉ việc click vào link đó sẽ được chuyển hướng vào phòng họp.

2. Tiến hành bắt đầu cuộc họp:

Chủ phòng sẽ tiến hành mở phòng họp và những người tham gia có thể vào phòng họp băng cách như sau:

Click vào đường dẫn được chủ phòng gửi qua email, bạn sẽ được hướng dẫn để cài đặt zoom client trên thiết bị của mình để có thể tham gia vào phòng họp.

Với những người đã có sẵn tài khoản thì và đã cài đặt zoom video webinar thì chỉ cần nhập ID của phòng họp được chủ phòng cung cấp để có thể tham gia phòng họp.

Cuộc họp sẽ được lưu lại để có thể làm dữ liệu sau này và sẽ được lưu trữ vào đám mây.

những người tham gia có quyền chat riêng với nhau trong khi diễn ra buổi họp.

3.Kết thúc cuộc họp

Sau khi kết thúc cuộc họp, nếu muôn lưu về máy bạn có thể nén file record và lưu lại để làm dữ liệu để có thể dễ dàng theo dõi lại những kế hoạch, định hướng mà trong lúc họp đã được đề xuất và chấp thuận.